قسم الديوان

 

مهام القسم

  1. متابعة وأرشفة الكتب الصادرة عن الدائرة حيث يتم إعطاء رقم صادر لكافة المعاملات الرسمية التي تصدر باسم مدير الدائرة ومتابعة وأرشفة الكتب الواردة من دوائر الجامعة المختلفة ومن خارج الجامعة إلى الدائرة وإعطائها رقم وارد وعمل الإجراء اللازم عليها.
  2. متابعة البريد الالكتروني للأرشفة الالكترونية واستقبال الوثائق وعمل الاجراء اللازم عليها ويتميز هذا النظام بالسرعة في الاجراءات.
  3. ارسال المعاملات سواء كانت صادرة او واردة الكترونيا على نظام الارشفة الالكتروني لوحدات ودوائر الجامعة المختلفة.
  4. متابعة شؤون الموظفين من حيث الإجازات والمغادرات وتدقيقها وترصيدها وإدخالها على النظام ومتابعة المشاكل التي ترافق ذلك وكذلك الإجازات الإدارية والمرضية والأمومة وكذلك دوام نسبة 50%. ومتابعة سجل الدوام الرسمي وتدقيقه داخليا وخارجيا مع مكتب الرقابة. تعبئة التقرير السنوي لأداء الموظفين الكترونيا وإعتماده وإرساله الى دائرة الموارد البشرية الكتروني.
  5. العمل على تصوير البريد الرسمي وتوزيعه على الأقسام بعد توقيعه من قبل مدير الدائرة واتخاذ الإجراء عليه وأرشفته الكترونيا ومن ثم متابعته مع الأقسام المختلفة في الدائرة.
  6. متابعة المعاملات المتداخلة بين الأقسام والتي تتطلب عمل إجراء عليها من قبل قسمين أو أكثر.
  7. متابعة المعاملات التي تحتاج إلى ردود سواء مع دوائر الجامعة الداخلية أو مع المؤسسات والملحقيات الخارجية وكذلك متابعة معاملات الرئاسة التي يدون عليها ختم متابعة.
  8. إعداد وصياغة وطباعة الكتب الصادرة من الدائرة باسم السيد المدير سواء خارج الجامعة أو داخلها ومتابعة بعض الكتب الرسمية التي تحتاج متابعة مع مدير دائرة القبول والتسجيل.
  9. استخراج الوثائق الرسمية (الكشوفات والمصدقات واثبات الطالب) باللغتين العربية و الانجليزية وختمها حسب الاصول وتسليمها لصاحب العلاقة.
  1. إعداد وطباعة كشوف العلامات والمصدقات يدويا للطلبة القدامى غير مدخلة على النظام للطلبة القدامى الذين تخرجوا قبل عام  1986 وختمها بالختم الرسمي للوثائق.
  1. ترجمة وطباعة المصدقات وكشف العلامات من اللغة لعربية الى اللغة الانجليزية للطلبة القدامى الذين تخرجوا قبل عام 1986 ، من خلال نظام مربوط مع قاعدة البيانات الخاصة بمسميات المساقات باللغة الانجليزية يدويا وختمها بختم الدائرة الرسمي.
  1. متابعة أمور الدائرة من أعمال صيانة (ماء ،كهرباء، بلاط و دهان وغيره) وصيانة الآت التصوير (أي متابعات عامة مع دائرة الصيانة، دائرة اللوازم، دائرة الخدمات العامة  مركز الحاسب والمعلومات). 

ق.أ رئيس القسم

احمد محافظة

رقم المكتب : 206

رقم الهاتف : 2014

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

فاديه شهاب

رقم المكتب: 209

رقم الهاتف: ----

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

فاطمة الرفاعي

رقم المكتب: 217

رقم الهاتف: 2037

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

هناء زيدان

رقم المكتب: 207

رقم الهاتف: 3046

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

بلال الجراح

رقم المكتب: 210

رقم الهاتف: 2007

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

محمد الغرايبه

رقم المكتب: 210

رقم الهاتف: 2007

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

حسين العنبر

رقم المكتب: 211

رقم الهاتف: ----

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

211 زائر، ولايوجد أعضاء داخل الموقع